Compas Admin Panel: How to Create Manning Office and adding new Roles and Users (with AI Translations)

Compass Crew Management System – Admin Panel Training

Welcome to the Compass Admin Panel training session.

In this video, we will guide you through the step-by-step process of creating a new Manning Office provider and adding users within the system. You will learn how to configure provider details, assign roles, and set permissions to ensure proper access and functionality.

This training is designed to help streamline your administrative tasks and ensure accurate system setup within Compass.

Let’s get started.

Accessing the Admin Panel

Navigate to Admin, then click on Admin Panel.

 Under the General section, select Providers Configuration.

Here, you will see all providers created in Compass, including Manning Offices, Training providers, Medical providers, and more.

Creating a New Manning Office Provider

To add a new Manning Office:

• Click the green plus (+) icon.
• A pop-up window will appear.
• Enter all required information: 
• Supplier Code (based on your company standard)
• Manning Office Na
  me
• Select Manning Office from the provider type dropdown

Once all mandatory fields are completed, click Insert to save.

Searching and Editing a Manning Office

To locate the newly created provider:

• Select Manning Offices from the provider type dropdown
• Enter the provider name and click Search

To edit:

• Click the book icon, then the pencil icon
• Update details as needed (e.g., Crew Source affiliation)
• Click Update to save changes

Key Provider Types in Compass

Two critical provider types in Compass are:

• Company: The ISM Document of Compliance (DOC) holder. Every vessel must be assigned to a Company, and all crew members are linked to the Company of their current or most recent vessel.
• Manning Office: Represents the recruitment source of crew members.

Both require specific setup to ensure proper system functionality.

Setup Requirements

Company Setup

• Fleet/Crew Pool must first be configured in Library Configuration
• Each Company must be linked to one Fleet
• This ensures proper vessel and crew assignment and internal consistency

Manning Office Setup

• A Source Code must be created in Library Configuration
• The Manning Office must be linked to this Source Code
• Each Manning Office has a one-to-one relationship with a Source Code

Adding Users to a Manning Office

To add a user:

• Click the user (man) icon on the Manning Office
• In the new window, click the add user icon

Fill in required fields:

• Username
• Generate password (click update icon)
• Select Company and Department (e.g., Crewing)
• Enter full name and signature
• Provide contact details (email and mobile)

Optional settings:

• Require password change on first login
• Enable temporary global access
• Assign Identity Provider (COMPAS)

Click Copy Password and Submit, then share the generated password with the user.

Assigning Roles

You can assign an existing role or create a new one.

To create a new role:

• Click the green plus (+) icon
• Enter: 
• Role Code (unique)
• Sequence
• Description
• Correspondent

Assign applicable vessels and click Save

To assign roles:

• Select from available roles and click Add Selected

Assigning Access

Configure user access by assigning:

• Company access
• Source Codes (Manning Offices)
• Owner Pools

Simply select items and click Add Selected

Setting Permissions

Go to the Permissions tab to define user capabilities:

• Add, edit, delete, or view access across modules (e.g., personal details, training, payroll)

Use the search bar to quickly locate specific permissions.

To edit a role’s permissions:

• Select the role and click the edit icon
• Changes apply to all users assigned to that role

Configuring Limit of Approval (LOA)

To define approval limits:

• Go to the LOA tab
• Click the green plus (+) icon

Enter:

• Module (e.g., Ticketing)
• Lower and Upper limits
• Currency

Click Save

You can edit or delete LOA entries as needed.