Compas Admin Panel: How to Configure GDPR Settings? (with AI Translation)

Training Overview: GDPR Configuration in COMPAS Admin Panel

In this training session, we walk through the GDPR settings available within the COMPAS Admin Panel. You will learn how administrators can define and manage data retention rules, including setting the number of days after a crew profile is deactivated before sensitive data—such as Movements, Personal Information, Training, Evaluations, Assessments, and Medical Records—is automatically deleted by the system.

We begin by navigating to Admin > Admin Panel, then selecting GDPR Rule under the System Panel. Here, you can view all existing GDPR rules created by your company administrator, including details such as the rule name, creator, creation date, last update, and status.

To create a new GDPR rule, simply click the green plus icon. You can choose whether the rule applies to COMPAS or the Crew Application. For example, when creating a COMPAS GDPR rule, you will assign a rule name and define retention steps by specifying the number of days after crew profile deactivation. You can then select which data types to include—such as Movements, Personal Data, Training, Evaluations, Assessments, and Medical Records—and assign them to each step.

Next, configure the final step, where you define what happens after the retention period—whether to anonymize data, retain names, or delete remaining details. Once complete, click Save to apply the rule.

After saving, the new rule will appear in the GDPR Rules list. From here, you can:

• Edit the rule using the edit icon
• Assign applicability to specific companies or manning offices using the globe icon
• Filter by nationality if required

To enable the rule, click Enable-a green check icon will confirm activation. To disable it, click Disable, which changes the status to a red icon. You can also clone an existing rule for reuse by selecting the clone option.

For Crew Applications, you can create a separate GDPR rule by selecting the Crew Application option and defining the number of days after submission before application data is deleted.

This concludes the training on configuring GDPR settings in the COMPAS Crew Management System. Thank you for watching.